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會議服務之會務禮儀

發布時間:2017-05-18 13:41:26??發布者:??閱讀:1016

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     介】會議服務產業,經過多年的發展,如今已形成一套規范的行業工藝標準。  

    今天,我們就將把會議服務中一些最基本的禮儀常識做一番介紹,讓大家對會議服務及會議服務中的會務禮儀有更深入的了解。

     

    會議準備

    桌椅、銘牌、茶水)

    桌椅是最基本的設備,可以根據會議的需要擺成圓桌型或報告型。

    如果參加會議的人數較多,一般應采用報告型,不需要準備座位牌。

    如果參加會議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即銘牌,讓與會人員方便就座。

    會議上的茶水飲料最好用礦泉水,因為每個人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡。所以如果沒有特別的要求,礦泉水是最能讓每個人都接受的選擇。

    簽到簿、名冊、會議議程)

    簽到簿的作用是幫助了解到會人員的多少,分別是誰,一方面使會議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會議組織者根據簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。

    印刷名冊可以方便會議的主席和與會人員盡快掌握各位參會人員的相關資料,加深了解,彼此熟悉。

    黑板、白板、筆)

    在有的場合,與會人員需要在黑板或者白板上寫字或畫圖,從而說明問題。

    雖然視聽設備發展得很快,但是傳統的表達方式依然受到很多人的喜愛,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點。此外,粉筆、萬能筆、板擦等配套的工具也必不可少。

    各種視聽器材)

    現代科技的發展帶來了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽設備,給人們提供了極大的方便。

    在召開會議前,必須先檢查各種設備是否能正常使用。

    如果要用幻燈機,則需要提前做好。

    錄音機和攝像機能夠把會議的過程和內容完整記錄下來,有時需要立即把會議的結論或建議打印出來,這時就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

    資料、樣品)

    如果會議屬于業務匯報或者產品介紹,那么相關的資料和樣品是必不可少的。

    比如在介紹一種新產品時,單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的。

    如果給大家展示一個具體的樣品,結合樣品一一介紹它的特點和優點,那么給大家留下的印象就會深刻得多。

        

    座次排定

    一是環繞式。

    就是不設立主席臺,把座椅、沙發、茶幾擺放在會場的四周,不明確座次的具體尊卑,而聽任與會者在入場后自由就座。

    這一安排座次的方式,與茶話會的主題最相符,也最流行。

    二是散座式。

    散座式排位,常見于在室外舉行的茶話會。

    它的座椅、沙發、茶幾四處自由地組合,甚至可由與會者根據個人要求而隨意安置。這樣就容易創造出一種寬松、愜意的社交環境。

    三是圓桌式。

    圓桌式排位,指的是在會場上擺放圓桌,請與會者在周圍自由就坐。

    圓桌式排位又分兩種形式:一是適合人數較少的,僅在會場中央安放一張大型的橢圓形會議桌,而請全體與會者在周圍就坐。

    二是在會場上安放數張圓桌,請與會者自由組合。

    四是主席式。

    這種排位是指在會場上,主持人、主人和主賓被有意識地安排在一起就坐。

     

     

     

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